Monitorizarea apelurilor efectuate de angajati de pe telefonul de serviciu ar putea insemna pentru companii o diminuare consistenta a cheltuielilor cu telefonia, chiar si de cateva zeci de mii de euro anual, in functie de dimensiunea firmei si de numarul de angajati, potrivit unei analize realizate de Lasting Software, compania care a dezvoltat o solutie pentru managementul costurilor denumita Unitel.

Practic, angajatii incarca facturile de telefonie ale companiei cu apeluri in interes personal care ajung sa reprezinte in jur de 30% din costul total, pondere care ar putea fi diminuata prin limitarea convorbirilor, setarea unor alerte si generarea unor rapoarte lunare specifice care sa stabileasca excesele angajatilor. Parametrii care trebuie luati in calcul sunt durata convorbirii, costul aferent, destinatia apelului (putand fi practic identificate apelurile catre numere nationale, internationale sau speciale) si interesul apelului, precum si intervalele orare in care angajatul foloseste telefonul.

Apelurile pot fi practic separate in functie de scop, lucru posibil numai prin crearea unei carti de telefon a companiei, in care sa fie trecute numerele de telefon apelate in interes de serviciu si care sa fie aprobata in permanenta. In sine, ideea nu este deloc noua, iar multe companii au implementat chiar si inainte de criza astfel de sisteme de monitorizare a apelurilor, oferind angajatilor bugete de comunicare fixe.

"Cea mai mare reducere de cost realizata prin limitarea exceselor angajatilor s-a obtinut in cazul unei instituţii publice, unde valoarea facturii lunare s-a diminuat cu 60%, în condiţiile în care media este de 30%", sustine Dan Pascu, directorul departamentului de solutii IT al Lasting Group, cu mentinuea ca volumul economiilor variaza de la o organizaţie la alta, în funcţie de comportamentul efectiv al angajaţilor, domeniul de activitate şi politica interna.

Excesele pot fi semnalate chiar si la nivelul intregii organizatii, fiind realizate diverse topuri ale departamentelor cu cele mai mari cheltuieli de comunicare care ar avea un rol psihologic important in randul angajatilor, mai spune Pascu. Majoritatea convorbirilor în interes personal sunt efectuate de pe telefonul fix, îndeosebi acolo unde exista extensii, deoarece, în absenţa unui software specializat, nu poate fi generata o lista a convorbirilor pentru fiecare interior în parte. De obicei, departamentele de vanzari, administrativ si managementul genereaza cele mai mari costuri de telefonie. Apogeul este atins mai ales in domeniul bancar, administratie publica si in centre de relatii cu clientii.

Cea mai costisitoare componenta din factura de comunicare a companiilor o reprezinta insa apelurile in roaming, o sesiune de transfer de date in roaming efectuata de un singur angajat putand genera costuri chiar si de cateva sute de euro.